Wie Führungskräfte das Zeitmanagement ihrer Mitarbeiter torpedieren oder optimieren

„Meine Zeit reicht einfach nicht aus, um alles erledigen zu können“. „Die Zeit rennt mir davon. Wann soll ich nur all die Aufgaben bewältigen?“

Dies sind typische Klagen von Mitarbeitern in vielen Unternehmen. Als Lösung empfehlen HR-Abteilungen und Personalentwickler dann ein Zeitmanagement-Seminar. Hier können die Teilnehmer lernen, Prioritäten zu bilden, ihre Aufgaben strukturiert zu planen, Wochen- und Tagesziele festzulegen und ihre Termine und sich selbst besser zu organisieren. Sie erhalten Tipps, wie sie ihre Aufschieberitis oder den übertriebenen Perfektionismus in den Griff bekommen. Das alles ist richtig und wichtig – doch es hilft nicht, wenn Vorgesetzte das Zeitmanagement ihrer Mitarbeiter torpedieren. Ein wirkungsvolles Zeitmanagement gelingt nur im guten Zusammenspiel zwischen Führungskraft und Mitarbeiter.

Vielen Vorgesetzten scheint nicht klar, wie groß ihr Einfluss auf das Zeitmanagement ihrer Mitarbeiter ist. Die folgenden 5 häufigen Fehler von Vorgesetzten verhindern ein erfolgreiches Zeitmanagement von Mitarbeitern:

Unklare Ziele und Prioritäten

Was sind unsere wichtigsten Aufgaben? Diese Fragen können viele Mitarbeiter nicht beantworten, weil nie darüber gesprochen wurde. Ohne klare Ziele und Prioritäten ist alles gleich wichtig. Mitarbeiter verzetteln sich dadurch bei wenig produktiven, aber dringenden Aufgaben und vernachlässigen Wichtiges.

Häufige Änderungen von Prioritäten und Plänen

Planänderungen kommen bei manchen Führungskräften unvorhersehbar und kurzfristig. Gestern verlangte eine Aufgabe volles Engagement – heute ist sie kaum noch von Belang. Gerade kreative Führungskräfte verzetteln sich gern in vielen Projekten und Aktivitäten. Darunter leidet langfristige sowohl die eigene Produktivität wie auch die der Mitarbeiter.

Alles auf den letzten Drücker

Manche Führungskräfte werden erst kurz vor der Deadline aktiv. Dann muss aber alles ganz schnell gehen. Die Zeit- und Aufgabenplanung der Mitarbeiter ist dadurch hinfällig. Sie müssen alles stehen und liegen lassen, um den Chef oder die Chefin zu unterstützen.

Chaos statt klarer Strukturen

Vorgesetzte, die selbst schlecht organisiert sind, verbreiten auch Chaos in ihrem Team. Wo klare Strukturen, Regeln oder Informationen fehlen, müssen auch Mitarbeiter immer wieder „Feuerlöscher“ spielen. Durch diese Desorganisation geht viel Zeit verloren. Die Folge: verschwendete Arbeitszeit durch unnötiges Nachbearbeiten, Missverständnisse oder Fehler.

Unrealistische Einschätzung des Zeitaufwandes

Wer eine Aufgabe selbst nicht machen muss, unterschätzt häufig den Zeitaufwand. Bei vielen Aufgaben liegt der Teufel im Detail und diese Details brauchen ihre Zeit. „Das müsste doch alles schneller gehen“ fordern manche Chefs und stressen so unnötig ihre Mitarbeiter.

7 Tipps wie Sie als Führungskraft das Zeitmanagement Ihrer Mitarbeiter optimal unterstützen:

Schaffen Sie Klarheit über Ziele und Prioritäten

Erfolgreiches Zeitmanagement erfordert Konzentration auf wichtige Aufgaben. Eine gemeinsame Abstimmung über Ziele (Jahresziele, Monatsziele, Wochenziele) und über ein Ranking der Wichtigkeit von Aufgaben gibt den Mitarbeitern Orientierung. Kommt etwas Unvorhergesehenes dazwischen, können die Prioritäten gemeinsam neu sortiert werden.

Hinterfragen Sie Kosten und Nutzen von Aufgaben

Eine der wichtigsten Fragen, die sich jede Organisation immer wieder stellen sollte ist: „Welche Aufgaben machen uns besonders erfolgreich?“ Häufig werden wichtige Aufgaben vor lauter Dringendem vernachlässigt. Prüfen Sie daher immer wieder, wie weit Aufgaben Auswirkungen auf Ihren Erfolg haben und priorisieren Sie entsprechend.

Geben Sie wenig produktive Aufgaben ab

Entlasten Sie sich, Ihre Organisation und Ihre Mitarbeiter soweit wie möglich von wenig produktiven Aufgaben. Können die Aufgaben outgesourct oder abgegeben werden? Können Aushilfskräfte, Praktikanten oder Werksstudenten diese Aufgaben übernehmen?

Reflektieren Sie gemeinsam mit den Mitarbeitern die Organisation und die Strukturen

Machen Sie auch das Thema Zeitmanagement zu einem „Kontinuierlichen Verbesserungsprozess“ und reflektieren Sie gemeinsam im Team: Was sind die Aufgaben, die uns besonders erfolgreich machen? Wie können wir uns von weniger produktiven Aufgaben entlasten, um Zeit für die wirklich wichtigen Aufgaben zu haben? Wie können wir unsere Organisation, unsere Strukturen und unsere Kommunikation weiter verbessern?

Sorgen Sie für Kontinuität, Konsequenz und Verlässlichkeit:

Eine gute Zeitplanung braucht Vorausblick. Dies gelingt nur, wenn nicht unnötigerweise Ziele oder Pläne ständig über den Haufen geschmissen werden. Bleiben Sie daher konsequent an Ihren Zielen und Plänen dran, dann können auch Ihre Mitarbeiter ihre Aufgaben gut planen.

Nutzen Sie Technik, um effizienter zu werden:

Welche Programme und Apps können Sie einsetzen, um die Aufgabenbearbeitung effizienter zu machen? Wie können Sie Ihre Mitarbeiter durch technische Unterstützung weiter entlasten? Ein Beispiel: Spracherkennung nutzen statt Texte tippen.

Vermeiden Sie langanhaltende Überlastungen von Mitarbeitern

Damit Ihre Mitarbeiter dauerhaft optimal leistungsfähig bleiben brauchen sie Pausen und Zeit für Erholung und Regeneration. Wer zu viel von seinen Mitarbeitern fordert, bekommt kurzfristig ein Mehr an Leistung. Langfristig verschlechtert zu viel Stress und Überforderung jedoch die Leistung und führt zu einem Anstieg von Ausfalltagen.

Mit Inhouse-Seminaren und Team-Workshops zum Thema Zeitmanagement und optimale Leistungsfähigkeit unterstützen wir Sie und Ihr Team, auch langfristig produktiv und optimal leistungsfähig zu bleiben.

Autorin: Petra Weber